Ogni evento richiedere metodologie di lavoro e delle scelte diverse, bisogna valutare attentamente necessità e priorità e prendere le giuste decisione affinché il risultato sia perfetto.
Se devi organizzare un evento importante e non sai da dove iniziare, prova a seguire questi cinque consigli che ti aiuteranno a fare delle valutazioni che ti permetteranno di non sbagliare.
Valutare gli spazi a disposizione
Quando si organizza un evento, capita di fermarsi alla capienza della sala principale, ma ci si dimentica di altri spazi importantissimi, per cui dovrai valutare gli spazi a disposizione per la registrazione e accoglienza, la grandezza del magazzino per il materiale da distribuire a chi partecipa, lo spazio per un coffee break, lo spazio per gli sponsor, quello per la società di catering, lo spazio per lo speaker, per gli eventuali artisti e per il personale di palco e per i tecnici.
A seconda del tipo di evento che dovrete organizzare, cercate di capire qual è lo spazio giusto di cui necessitate.
Accessibilità della location
Quando si organizzano gli eventi bisogna pensare anche all’accessibilità della location, per cui verificare se esiste un trasporto con navette, mentre, se gli ospiti devono usare i propri mezzi, accertarsi della presenza di un ampio parcheggio e se la zona è servita da mezzi pubblici.
Se la location è fuori città o gli ospiti provengono da città diverse, bisogna garantire un parcheggio e assicurare navette che raccolta da aeroporti, stazioni, metropolitane, ect…
Controllare il tipo di attrezzature fornito dalla location
È importante verificare che tipo di attrezzature sono fornite dalla location poiché il costo del noleggio potrebbe essere piuttosto costoso, in particolare si deve verificare se viene concesso un impianto audio, se ci sono schermi e proiettori, se l’impianto delle luci può essere gestito a seconda delle occasioni, se c’è la disponibilità di moduli sul palco, se sono presenti spazi ulteriori in caso di necessità aggiuntive.
Conoscere l’aspetto della sicurezza della location
Non sempre si pensa a questo aspetto che si dà per scontato ma è importante capire se la location è in regola, se sono presenti tutte le certificazioni necessarie per gli impianti elettrici e antincendio, se ci sono i punti di raccolta e le uscite di sicurezza, che tipo di piani di evacuazione sono previsti e se è presente del personale per la sicurezza.
Valutare la location in base ai costi e ai benefici
Quando si ha un certo budget a disposizione è bene valutare anche i costi/benefici di una location, capire quanta spese aggiuntiva bisognerà fare, di cosa si può avere bisogno in più per l’allestimento e per l’organizzazione.
È una valutazione importante perché si può correre il rischio di non riuscire a fare tutto con i soldi che si hanno a disposizione.
Fare una lista delle priorità aiuta a non commettere errori e a dedicarsi prima agli aspetti fondamentali dell’organizzazione dell’evento, in questi casi non è possibile improvvisare e non si può dare niente al caso, coordinare ogni cosa determinerà il successo o la disfatta.
