Se vuoi organizzare un evento, che siano dei congressi o circostanze più piccole e di nicchia, quello che devi sapere per far si che gli avvenimenti siano di successo, è che non devi sottovalutare l’organizzazione, che necessità una bella collaborazione e sopratutto i dettagli, che sono il fattore che fa la differenza.
Possiamo quindi, elencare 10 consigli sempre utili per organizzare congressi di successo:
Definire lo scopo e il formato
Sembra abbastanza ovvio, ma vale la pena avere un approccio critico a questo fattore.
L’’obbiettivo andrebbe formulato nel modo più specifico possibile: ad esempio, vuoi trasmettere conoscenza ai partecipanti? Vuoi esprimere gratitudine ai partner di lavoro? Oppure raccogliere fondi per un progetto?
Insomma, il formato dell’evento dipenderà dalla risposta: valutando il concetto, i tempi e la durata, la distribuzione dei vari ruoli all’interno del team, il layout della sala, la ristorazione e la musica, l’intrattenimento e tutto ciò che vi gravita intorno.
Molto importante è non rimanere bloccati ai formati prettamente tradizionali.
Definire in modo ottimale lo scopo e il formato dei congressi aiuta a raggiungere lo scopo prefissato.
Presta attenzione alla pianificazione
Il piano dovrebbe includere al logistica, i contenuti e la promozione dell’evento.
È importante creare un documento disponibile per l’intero team in cui ogni membro sarebbe in grado di vedere i compiti degli altri e il quadro generale.
Quindi, suddividi in compiti principali ed esponili nel modo più esplicito possibile, con tutti i vari passaggi per eseguirlo, secondariamente è importante designare i tempi del piano, altrimenti è facile che il piano vada più lentamente di quanto si pensasse.
Disegna il tuo budget tenendo conto di situazioni imprevedibili
Calcola tutte le attività e riflettile nel proprio budget, assicurandoti di avere un margine per tutte quelle circostanze imprevedibili. Ad esempio: un incidente sul lavoro in un giorno di pioggia durante l’allestimento del lavoro; oppure il maltempo ha reso necessario spostare tutto, mobilia ecc. in un altro luogo…questi sono tutti fattori imprevedibili che aumenteranno le spese e quindi da calcolare nel proprio budget.
L’importanza è nei dettagli
Se vuoi sorprendere piacevolmente i tuoi ospiti, pensa a tutto, fino al più piccolo dettaglio: come si registrano, chi saluterà i partecipanti dei congressi, come, quale musica verrà suonata e in quale momento, dove si potrà allestire un angolo di foto interessanti, come appaiono le tue presentazioni e come sarò vestita la tua squadra, cosa si organizzerò durante le pause, ecc.
Ogni dettaglio è prezioso per la realizzazione di congressi di successo!
Cerca di sorprendere le persone e crea l’effetto WOW, cerca di superare le aspettative dei partecipanti, soprattutto nelle cose più ordinarie: questo è quello che rende dei congressi degli eventi unici.
Controlla e disponi di un piano B
Controllare sempre la location scelta è importante per assicurarsi che non vi siano problemi che non ci aspettavamo; nel momento più inaspettato e inopportuno potremmo vedere che magari, l’aria condizionata non funziona, oppure che i servizi per disabili sono assenti o che l’attrezzatura, magari, non passerà dalla porta!
Quindi, meglio prevenire e comunque avere un piano secondario di emergenza in caso di situazioni non preventivate.
Assegnare responsabilità
È importante assegnare compiti tra i membri del team non solo nella fase di preparazione, ma anche durante l’evento.
Magari potresti suddividere in varie zone a cui assegnare un responsabile. Ad esempio: un responsabile per la zona registrazione, qualcuno per la zona degli oratori, una per l’attrezzatura, per il catering, uno per la comunicazione con la stampa, ecc.
Ogni persona responsabile della propria zona lo dovrà essere per tutta la durata dei congressi, avendo anche a disposizione un recapito e sappia chi contattare nel caso si presentino delle problematiche, così da poterle risolvere il prima possibile.
Parla al tuo pubblico dell’evento
Non sottovalutare il tempo necessario per la promozione di un evento come dei congressi.
Il tipo di evento, il suo pubblico di destinazione, le risorse interne e il budget determinano il proprio approccio con il marketing. Quando dovrai sceglier i tuoi media partner, concentrati su quelli che hanno il target di pubblico che ti possa interessare.
Meglio avere partner mirati piuttosto che tanti che non sono affini al nostro scopo.
È importante creare un messaggio chiave da trasmettere su tutti i propri canali: assicurati che sia breve e conciso, trasmettendo l’idea accurata di quello che sarà il tuo congresso.
Prestare attenzione al servizio
Assicurati che il tuo team sia coeso, amichevole, che partecipi in modo professionale e gentile con partecipanti, relatori e partner. Sempre attenti a soddisfare le problematiche, le domande o le loro aspettative, anche se non tutto quello che richiesto sarà in programma, l’ascolto e la buona predisposizione aiuta nel rapporto tra gli organizzatori dei congressi e tutti gli altri.
A fine giornata, quello che le persone ricorderanno sarà la gentilezza con cui sono stati trattati e l’atmosfera che hanno respirato durante l’evento.
Effettua un controllo finale prima dell’inizio dei congressi.
Assicurati di aver informato i partecipanti su come raggiungere la location, di aver invitato tutti gli ospiti importanti e di aver preparato il materiale di merchandising (stampe, contenuti audio e video, ecc.).
Verifica che tutto lo staff abbia capito il proprio compito e abbia chiaro le proprie responsabilità; inoltre, controlla che lo spazio disponibile, sia pronto.
Potrebbe esserti necessario una checklist per rendere tutto più chiaro.
Assicurati di aver stampato il programma dell’evento e di averne dato una copia a tutto il team. Inoltre, lascia sempre il tuo numero di cellulare ai membri del team per poter comunicare con loro in caso di necessità.
Chiedi un feedback
Finito l’evento, sarai felice ma anche stanco, quindi sarà difficile valutare l’evento in modo obbiettivo. Per questo motivo potresti anche chiedere ai partecipanti di compilare un semplice modulo di valutazione stampato alla fine dell’evento o un modulo online in comodità quando arrivano a casa o il giorno seguente.
La valutazione potrebbe essere suddivisa per vari aspetti: la logistica, i relatori, la location, il catering e l’intrattenimento, l’operato degli organizzatori.
Tutte queste informazioni saranno utili per evitare errori futuri e migliorare sempre la qualità degli eventi organizzati.
Molto utili sono anche ottenere feedback attraverso social network, questo aumenterà la propria credibilità online e sarà molto propizia anche per eventi futuri.
